Partir étudier - Erasmus+ (Europe)

Les étapes de votre mobilité

Avant, pendant, et après la mobilité

  

Vous souhaitez déposer votre candidature pour une mobilité Erasmus+, vous avez déjà été sélectionné(e) ou êtes actuellement en mobilité ? Vous trouverez ici toutes les informations nécessaires pour trouver la réponse à vos questions.

Attention :

• pour toutes ces étapes, nous vous contactons uniquement sur votre mail étudiant. Ainsi, merci de regarder régulièrement vos mails.
• il est impératif de respecter toutes les dates limites indiquées.
• Tout retard pourra engendrer l’annulation de votre mobilité, le retard ou le non paiement de votre bourse

 

DEPOSER UNE CANDIDATURE

•  Appel à candidature

Chaque année, la Direction des Relations Internationales de l’Université de Rouen Normandie organise trois appels à candidature pour un départ en mobilité. A cette occasion, vous êtes invité(e) à remplir un dossier de candidature en nous indiquant vos choix de destination.

Dates des appels à candidatures 
 Pour une mobilité sur l’année universitaire 2021-2022 :

o   1^er appel : du 19 novembre 2020 au 17 janvier 2021

o   2^ème appel : du 12 avril 2021 au 25 avril 2021

o   3^ème appel (pour une mobilité au 2^nd semestre uniquement) : du 1 septembre au 17 septembre 2021

 Page des candidatures 

• Nomination

Après réception de votre dossier, notre équipe étudie votre candidature et la soumet à votre coordinateur pédagogique. Si votre dossier est retenu, nous vous en informons par mail et contactons l’université partenaire pour procéder à votre nomination.

Pour le 1^er appel à candidature, votre destination vous est dévoilée lors de la Soirée des Nominations ! Cette année, cette soirée aura lieu le 18 mars 2021 (sous réserve de l’évolution de la crise sanitaire).
Pour les 2^ème et 3^ème appels à candidature, notre équipe vous contactera directement par mail.

Date de la soirée des nominations : Jeudi 18 mars 2021
 

• Lettre de nomination

Suite à la soirée des nominations, vous recevrez, par mail, une lettre de nomination reprenant toutes les informations de votre mobilité.

Nous vous enverrons également un lien par lequel vous pourrez nous indiquer si vous souhaitez, ou non, maintenir votre mobilité. Cette réponse n’aura aucune répercussion sur votre dossier : elle permettra simplement de libérer votre place pour d’autres étudiants si vous êtes certain(e) de ne plus vouloir partir en mobilité.

 

Si vous souhaitez partir, il faudra suivre les étapes suivantes …

 

AVANT LA MOBILITE

• Votre inscription dans l'université partenaire
  

Suite à votre nomination, l’université partenaire vous contacte par mail et vous indique les démarches à suivre pour procéder à votre inscription dans leur établissement. Certaines universités ne vous contactent pas directement et indiquent toutes ces informations sur leur site internet. Il est donc important de vous renseigner auprès de l’université partenaire si celle-ci ne vous contacte pas.

Vous êtes entièrement responsable de cette inscription, et l’Université de Rouen Normandie n’intervient pas dans cette étape.

• Acceptation de l'Université partenaire

Suite à votre inscription, l’université d’accueil vous envoie une lettre d’acceptation définitive. Cela signifie que vous êtes bien accepté(e) par cette université. Ce document doit nous être envoyé rapidement, afin de procéder dans les meilleurs délais à la suite de la procédure.

Adresse à laquelle envoyer la lettre d’acceptation : mobilite.out.2021@univ-rouen.fr
 

• Dossier d'aide à la mobilité (faculatif)

A cette étape, vous pouvez déposer un dossier pour solliciter une aide à la mobilité, en plus de votre bourse Erasmus+ et bourses sur critères sociaux (si vous en bénéficiez). Toutes les informations concernant les bourses sont disponibles sur cette page.
 

• Inscription à l'Université de Rouen Normandie
  

Entre temps, n’oubliez pas de vous inscrire à l’Université de Rouen Normandie avant votre départ. Cette inscription est obligatoire et vous permettra de connaitre les résultats obtenus dans votre université d’accueil, ainsi que la période d’études.
 

• Documents obligatoires avant la mobilité

A la réception de la lettre d’acceptation de l’université d’accueil, nous vous envoyons un mail avec l’ensemble des documents et modalités obligatoires avant votre départ en mobilité. Ce mail comprend :

Votre contrat de mobilité : à nous envoyer par voie postale, obligatoirement avant votre départ, complété et signé au stylo, et en deux exemplaires originaux, accompagné de la copie de votre Carte Européenne Assurance Maladie

Dates butoirs pour l’envoi du contrat de mobilité :
Pour un départ au 1^er semestre 2021/2022 : le 18 juin 2021 
Pour un départ au 2^nd semestre 2021/2022 : le 05 janvier 2022
Votre contrat pédagogique : remplir la section « Avant la Mobilité », la faire signer par l’ensemble des parties et la renvoyer par mail obligatoirement avant votre départ
Fiche sécurité : à nous renvoyer par mail, complétée et signée, obligatoirement avant votre départ.
Test de langue OLS : un test de langue vous est envoyé automatiquement. Il doit être réalisé dans un délai d’un mois après réception. Ce test est obligatoire.
La fiche agent : la fiche agent nous permet d’avoir vos coordonnées bancaires pour procéder au versement de votre bourse.

 
Avant votre départ, n’oubliez pas de venir nous voir à la DRIC ! Nous vous offrons un sweat/tee shirt aux couleurs de l’URN, en échange d’une photo promouvant votre destination.

 

PENDANT LA MOBILITE

• Documents obligatoires à l'arrivée
  

- L’attestation d’arrivée : à nous renvoyer complétée, signée et tamponnée par votre université d’accueil.
La réception de cette attestation permet de déclencher le versement du premier solde de votre bourse. Il est donc important de nous l’envoyer
Lien pour télécharger l’attestation d’arrivée, à nous renvoyer à mobilite.out.2021@univ-rouen.fr et à boursesdemobilite@univ-rouen.fr si vous bénéficiez d’une autre bourse

- Votre contrat pédagogique : si vous choisissez de modifier un ou plusieurs cours que vous aviez pré-sélectionnés, vous devez nous retourner la section « pendant la mobilité » de votre contrat pédagogique sous 15 jours, par mail à : mobilite.out.2021@univ-rouen.fr

 

• Bourse de mobilité

Le versement de votre bourse Erasmus+ intervient lorsque votre dossier est complet. Pour ce faire, il faut donc :
- Nous avoir envoyé votre contrat de mobilité signé à la main en deux exemplaires, par voie postale
- Nous avoir envoyé votre contrat pédagogique (section avant la mobilité) signé par vos coordinateurs pédagogiques de l’Université de Rouen Normandie, de l’Université d’accueil et par vous-même
- Nous avoir envoyé votre certificat de scolarité prouvant votre inscription à l’URN
- Avoir réalisé le test de langue OLS initial
- Nous avoir envoyé votre attestation d’arrivée

Le premier versement de votre bourse (70% du montant total) ne pourra intervenir qu’à réception de l’ensemble de ces documents.

• Document obligatoire à la fin de la mobilité

L’attestation de présence : à nous renvoyer complétée, signée et tamponnée par votre université d’accueil. Cette attestation nous permet de calculer la durée exacte de votre mobilité. La date de début est celle de la première activité obligatoire dans l'établissement d'accueil (premier cours, premier cours de langue), et la date de fin celle du dernier examen.
Lien pour télécharger l’attestation de présence (lien), à nous renvoyer à : mobilite.out.2021@univ-rouen.fr et à boursesdemobilite@univ-rouen.fr si vous bénéficiez d’une autre bourse

 

• Une photo de votre mobilité
  

Si nous vous avons remis un sweat avant votre départ, vous vous êtes engagé (e) à nous envoyer une photo d’un lieu emblématique de votre destination, vêtu (e) de ce sweat. N’oubliez pas de nous l’envoyer, vous pourrez ainsi participer à notre concours photos.

À Envoyer à : fanny.fournier2@univ-rouen.fr

 

APRES LA MOBILITE

• Les documents obligatoires :

- Le relevé de notes de votre université d’accueil : Selon les universités, la situation peut varier : si votre relevé nous est adressé par courrier, les originaux vous sont remis et nous en conservons une copie. S'il vous est envoyé directement, vous devez nous transmettre une version à mobilite.out.2021@univ-rouen.fr
- Rapport de mobilité :  A votre retour, un mail vous invitant à soumettre un rapport en ligne vous est automatiquement envoyé.  Ce rapport permet de faire un retour sur votre expérience de mobilité. Il est obligatoire.
- Test de langue OLS : tout comme le test de langue initial, le test final est obligatoire. Il permet de mesurer votre progression en langue. Notez que si vous avez obtenu le niveau C2 au premier test de langue, le test final n’est pas obligatoire.

• Bourse de mobilité :

Le solde de votre bourse Erasmus+ intervient lorsque votre dossier est complet. Pour ce faire, il faut donc :
- Nous avoir envoyé votre attestation de présence
- Nous avoir envoyé votre relevé de notes
- Avoir répondu au rapport de mobilité
- Avoir réalisé le test de langue OLS

Le solde de votre bourse ne pourra intervenir qu’à réception de l’ensemble de ces documents. Veuillez noter que ce solde est recalculé en fonction de vos dates réelles de mobilité : il se peut donc que le solde à percevoir soit inférieur au montant initialement annoncé.

Le paiement de ce solde de 30% se fait à votre retour de mobilité.

 

• Le questionnaire de satisfaction
  

La mobilité à l’international est une expérience unique dans la vie de chaque étudiant. Afin de  vous accompagner dans les meilleures conditions, nous souhaitons nous adapter et répondre au mieux à vos attentes. Prendre quelques minutes pour répondre à ce questionnaire de satisfaction, c’est nous permettre de prendre votre avis en compte pour améliorer l’expérience des futurs étudiants !  

Le lien pour répondre à ce questionnaire sera bientôt en ligne.

 

• Devenir parrain/marraine de mobilité

Le départ en mobilité peut être source d’interrogation ou de stress pour certains étudiants. Être accompagné (e) et conseillé (e) par un étudiant parti dans la même destination peut être une aide précieuse. Ainsi, si vous souhaitez partager votre expérience, accompagner d’autres étudiants et promouvoir la mobilité avec nous, nous vous proposons d’être parrain ou marraine de mobilité !

Pour cela, envoyer un mail à mobilite.out.2021@univ-rouen.fr pour indiquer votre souhait. Nous vous recontacterons rapidement.

 

Votre dossier est désormais clos.

Nous espérons que votre expérience fut bonne et qu’elle vous aura donné envie de repartir à l’international !

A bientôt

Le Pôle Mobilité